1.3 制作面试通知

对于目前来说，很多企业招聘人才都会选择网络招聘，这样可以节省资源、降低成本。网络招聘时，会通过应聘者的个人简历来进行筛选，然后以邮件或电话的形式向初步筛选合格的应聘者发布面试通知，通知应聘者来进行面试。面试通知包含的内容通常包括面试时间、面试地点、携带的证件等。

本例将制作面试通知文档，并以邮件的形式将制作好的面试通知发给应聘者，制作完成后的效果如图1-45所示。

图1-45

制作思路

在Word中制作“面试通知”文档的流程与思路如下

1．设置页面格式。对面试通知文档的页面大小和页边距进行相应的设置。

2．插入系统当前日期。通过Word 2016提供的日期和时间功能插入系统当前的日期。

3．设置文档内容的格式。对文档中文本的字体格式和段落格式进行相应的设置。

4．发送面试通知。将制作好的面试通知文档以附件的形式发送到应聘者的邮箱中。

1.3.1 设置页面格式

不同的办公文档，对页面大小、页边距和纸张方向的要求不一样，用户可以根据实际情况进行设置。下面对面试通知文档的页面大小和页边距进行自定义设置。

1．自定义纸张大小

制作面试通知文档时，可根据文档内容的多少来选择页面的大小。如果Word文档中提供的页面大小不适合面试通知文档，可自定义页面的大小。

第1步：选择【其他纸张大小】选项 ❶单击【布局】选项卡，在【页面设置】组中单击【纸张大小】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择【其他纸张大小】选项，如图1-46所示。

图1-46

第2步：自定义纸张大小 ❶打开【页面设置】对话框，默认选择【纸张】选项卡，在【纸张大小】 下拉列表框中选择【自定义大小】 选项；❷在【宽度】数值框中输入【24】; ❸在【高度】数值框中输入【16】; ❹单击【确定】按钮，如图1-47所示。

图1-47

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如果不知道将文档页面设置多大合适，可以先在【纸张大小】下拉列表中选择相应的纸张大小，然后再该纸张大小上对高度和宽度进行设置。

2．自定义页边距

页边距是指页面边线到文字的距离。下面将面试通知文档的页边距设置为【1.5】。

第1步：选择【自定义边距】选项 ❶单击【页面设置】组中的【页边距】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择【自定义边距】 选项，如图1-48所示。

图1-48

第2步：自定义页边距 ❶打开【页面设置】对话框，默认选择【页边距】选项卡，在【页边距】栏【上】【下】【左】【右】数值框中均输入【1.5厘米】; ❷单击【确定】按钮，如图1-49所示。

图1-49

1.3.2 设置文档格式

设置页面格式后，就可对面试通知文档内容的字体格式和段落格式进行设置，使文档更正式。

1．插入系统当前日期

在面试通知文档末尾插入落款日期时，可通过Word 2016提供的插入日期和时间功能快速插入系统当前的日期。

第1步：单击【日期和时间】按钮 ❶将光标定位到文档最后；❷单击【插入】选项卡【文本】组中的【日期和时间】按钮，如图1-50所示。

图1-50

第2步：选择日期格式 ❶打开【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择【2016年5月27日星期五】选项；❷单击【确定】按钮，如图1-51所示。

图1-51

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若在【日期和格式】对话框中选中【自动更新】复选框，那么插入的日期将会随着系统日期的变化而变化。

第3步：查看插入的日期效果 返回文档编辑区，即可查看插入的日期效果，如图1-52所示。

图1-52

2．设置文档内容格式

下面将对文档内容的字体格式和段落格式进行设置，使制作的面试通知文档更加规范。

第1步：设置标题文本格式 ❶选择【面试通知】文本，将其字号设置为【一号】; ❷单击【段落】组中的【居中】按钮 ，如图1-53所示。

图1-53

第2步：设置字体颜色 选择应聘者姓名、第3段中的公司名称和应聘职位，❶单击【字体颜色】下拉按钮 ; ❷在弹出的下拉列表中选择【红色】选项，如图1-54所示。

图1-54

第3步：单击【段落设置】按钮 ❶选择文档中除标题外的所有段落；❷单击【段落】组右下角的【段落设置】按钮 ，如图1-55所示。

图1-55

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选中段落后右击，在弹出的快捷菜单中选择【段落】命令，也可打开【段落】对话框。

第4步：设置段落缩进和间距 ❶打开【段落】对话框，在【特殊格式】下拉列表框中选择【首行缩进】选项；❷在【行距】下拉列表框中选择【1.5倍行距】选项；❸单击【确定】按钮，如图1-56所示。

图1-56

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选择【首行缩进】选项后，默认都是缩进两个字符，如果不是缩进两个字符，可在【缩进值】数值框中进行设置。

第5步：设置编号 ❶选择【面试时间、公司地址、乘车路线和备注】相关的段落，单击【编号】下拉按钮 ; ❷在弹出的下拉列表中选择需要的编号样式，如图1-57所示。

图1-57

第6步：设置落款对齐方式 ❶选择文档落款段落；❷单击【右对齐】按钮 使落款居右对齐，如图1-58所示。

图1-58

1.3.3 以邮件形式发送文档

制作好面试通知文档后，可通过Word提供的共享功能将文档以邮件形式发送给应聘者，非常方便。

第1步：选择电子邮件选项 ❶单击【文件】菜单项，在打开的页面左侧选择【共享】选项；❷在页面中间选择【电子邮件】选项；❸在页面右侧单击【作为附件发送】按钮，如图1-59所示。

图1-59

第2步：打开导向对话框 打开【欢迎使用Microsoft Outlook 2016】对话框，单击【下一步】按钮，如图1-60所示。

图1-60

第3步：设置是否连接电子邮件账户 ❶在打开的【添加电子邮件账户】对话框中选中【是】单选按钮；❷单击【下一步】 按钮，如图1-61所示。

图1-61

第4步：设置电子邮件账户 ❶打开【自动账户设置】对话框，在【您的姓名】文本框中输入【赵】; ❷在【电子邮件地址】文本框中输入邮件地址；❸在【密码】和【重新键入密码】文本框中输入邮件密码；❹单击【下一步】按钮，如图1-62所示。

图1-62

第5步：配置账户开始搜索邮件服务器设置，配置完成后单击【完成】按钮，如图1-63所示。

图1-63

第6步：发送电子邮件 ❶启动Outlook程序，在【收件人】文本框中输入应聘者的邮件地址；❷在【主题】文本框中输入邮件主题；❸在最下方的文本框中输入提醒信息；❹单击【发送】按钮，如图1-64所示。至此完成本例的制作。

图1-64

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